Datenschutzerklärung
Stand: 25.09.2026
1. Verantwortliche Stelle
Malita UG (haftungsbeschränkt) i. G.
vertreten durch Stephan Häming
Käthe-Ernst-Weg 48
48161 Münster
Deutschland
E-Mail: info@schulprozess.de
Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung, für die wir selbst verantwortlich sind: den Betrieb der Plattform, die Konten der Nutzenden und die Formulare auf unserer Website. Für die Daten, die eine Schule in der Plattform verarbeitet — Klassen, Schüler:innen, Noten, Protokolle und alles Weitere aus dem Schulbetrieb — ist die jeweilige Schule die verantwortliche Stelle. Wir handeln dort als Auftragsverarbeiter auf ihre Weisung; die Einzelheiten stehen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzerklärung Ihrer Schule erreichen Sie über deren eigene Seiten.
2. Zweck der Verarbeitung
Schulprozess ist eine digitale Plattform für Schulorganisation, Diagnostik, Evaluation, Curricula, Konzepte, Projektmanagement, Gremienarbeit, Kalender sowie Anträge und Formulare. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb der Plattform und die Nutzung der jeweiligen Funktionen erforderlich ist.
3. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Nutzungsverhältnis)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern in einzelnen Funktionen erforderlich)
4. Verarbeitete Datenkategorien
- Kontodaten: E-Mail, Rolle, ggf. Vorname/Nachname, Passwort-Hash
- Schulorganisationsdaten: Klassen, Fächer, Zuordnungen
- Fachdaten der Nutzung: Projekte, Protokolle, Formulare, Gremieninhalte, Testdaten
- Kommunikationsdaten: eingegebene Kommentare, Rückfragen, E-Mail-Empfänger
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser- und Server-Logdaten
5. Cookies und Sessions
Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt.
| Cookie | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
PHPSESSID |
Sitzungsverwaltung (Login, CSRF-Schutz) | Bis Browser geschlossen wird |
remember_token |
Optionale „Eingeloggt bleiben“-Funktion. Wird nur gesetzt, wenn die Checkbox beim Login aktiv angewählt wird. | 30 Tage |
Das Remember-Token wird serverseitig nur als kryptografischer Hash gespeichert und bei jeder Nutzung automatisch erneuert. Beim Abmelden werden alle gespeicherten Tokens gelöscht.
6. E-Mail-Versand
Für bestimmte Funktionen (z. B. Kontoanlage mit Einmalpasswort, Einladungen, Benachrichtigungen) werden E-Mails an hinterlegte Adressen versendet. Dabei werden nur die jeweils erforderlichen Daten verarbeitet.
7. Formulare auf dieser Website
Auf der Startseite und unter Kontakt lassen sich zwei Formulare ohne Anmeldung absenden. Beide erheben nur, was zur Bearbeitung nötig ist:
- Testzugang anfordern: Name der Schule, Ort, Schulform sowie Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse der anfragenden Person. Damit werden ein Schulkonto und ein Benutzerkonto angelegt; die Zugangsdaten gehen an die angegebene Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person).
- Kontaktanfrage: Name, E-Mail-Adresse, Anliegen, Betreff und Nachricht. Die Anfrage wird als Ticket gespeichert und den zuständigen Personen im Betrieb per E-Mail angekündigt, damit sie nicht unbeantwortet bleibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Beantwortung der Anfrage).
Angemeldete Nutzerinnen und Nutzer können aus der Anwendung heraus außerdem eine Rückmeldung an den Betrieb senden. Übermittelt werden dabei die Nachricht, die aufgerufene Seite, die Rolle, die verwendete Browser-Version sowie Name und E-Mail-Adresse — damit eine Rückfrage möglich ist und sich ein Fehler nachvollziehen lässt. Das Formular weist vor dem Absenden darauf hin.
Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch enthalten diese Formulare ein für Menschen unsichtbares Feld, das leer bleiben muss, und begrenzen die Zahl der Sendungen je Sitzung. Es werden dabei keine zusätzlichen personenbezogenen Daten gespeichert.
Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
8. Externe Ressourcen
Die Plattform lädt keine Schriften, Skripte oder Stylesheets von fremden Servern. Alles, was zur Darstellung nötig ist — auch die Schriftarten und die Symbole —, wird von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite wird Ihre IP-Adresse deshalb an keinen Dritten übermittelt.
Eine Ausnahme sind Verknüpfungen, die Sie selbst anklicken: Im Kalender lässt sich ein Abonnement bei Google Kalender oder Outlook einrichten. Erst wenn Sie eine solche Verknüpfung anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt; dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.
9. Speicherdauer
Daten werden gespeichert, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert.
10. Empfänger von Daten / Auftragsverarbeiter
- Interne berechtigte Nutzer:innen innerhalb der jeweiligen Schule / Rolle
- Hetzner Online GmbH — Server-Hosting, Datenbank (Standort: Deutschland)
- Stripe Payments Europe, Ltd. — Zahlungsabwicklung (SEPA) (Standort: Irland / EU)
- Brevo GmbH — Transaktionale E-Mails (Standort: EU)
Detaillierte Angaben zu Unterauftragsverarbeitern finden Sie in § 6 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV).
11. Betroffenenrechte
Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
12. Datensicherheit
Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffssteuerung, Passwort-Hashing und Sitzungsverwaltung.
13. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wird bei funktionalen oder rechtlichen Änderungen aktualisiert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.